¿Cómo organizar los medicamentos en una farmacia para que sea exitosa?
Detrás del orden que se ve en los muebles para farmacia cuando entramos a una como clientes, hay una lógica de organización que inicia desde que recibe la mercancía y concluye hasta el momento de la venta.
Cualquiera podría pensar que es un detalle sin importancia, pero, ¿de verdad irías a buscar un medicamento a un negocio en el que las aspirinas están junto a frascos de vitaminas caducas y, para colmo, los precios los debes preguntar en caja porque no están a la vista?
Para convertir tu farmacia en un lugar al que las personas vayan con la certeza de que encontrarán lo que necesitan, solo tienes que prestar atención a las recomendaciones que te proporcionaremos a continuación.
¿Por qué es tan importante mantener el orden en una farmacia?
Por dos razones: la dinámica interna de trabajo se enfrenta a menos imprevistos y el servicio que se brinda tiene más posibilidades de ser eficiente. Es un ganar-ganar, tanto para los consumidores a los que les interesa encontrar un producto rápidamente, como para tu equipo de trabajo al realizar actividades relacionadas, por ejemplo, con el inventario.
Aunque las farmacias no son las únicas que se benefician de la organización, descubre cómo acomodar una tienda de abarrotes para vender más.
Reglas a seguir
La COFEPRIS, a través de normas oficiales mexicanas como la NOM-072-SSA1-2023 y la NOM-059-SSA1-2024, establece criterios sobre etiquetado, condiciones de temperatura, humedad, resguardo y control de productos caducados o deteriorados que todas las farmacias están obligadas a aplicar.
Su cumplimiento es fundamental, mayormente, para proteger la integridad de lo que se pone a la venta e impedir que los pacientes se pongan en riesgo; por tanto, se le invita a todos los encargados de negocios de esta categoría a que estructuren el espacio del que disponen para que, en caso de una visita de verificación, demuestren que cumplen con lo señalado.
¿Cómo clasificar medicamentos en una farmacia?
Usa listas estándar
Consulta la Lista Modelo de Medicamentos Esenciales de la OMS o las guías de medicamentos autorizados por la autoridad sanitaria local: ambas clasificaciones se han diseñado bajo el propósito de priorizar la disponibilidad de productos según frecuencia de uso, seguridad, etc.
Organiza por categorías, funciones y presentaciones
Pensando en que el proceso de búsqueda y reposición sea ágil, segmenta el stock de acuerdo a una clasificación que te haga sentido: grupos terapéuticos (antihipertensivos, antigripales, analgésicos o antibióticos), vía de administración (oral, tópica, inyectable), presentación o tipo de venta (libre versus receta). También es buena idea mantener una secuencia alfabética.
Delimita subcategorías
Dentro de cada grupo principal, haz subdivisiones que respondan a la dinámica de tu farmacia. Por ejemplo, separar analgésicos comunes de los que requieren receta, o diferenciar entre antibióticos de uso pediátrico y de uso adulto.
Implementa un sistema de rotación sistemática
El método PEPS (Primero en entrar, primero en salir) sigue siendo uno de los más útiles para combatir la acumulación de mercancía y las pérdidas por vencimiento, pero sea cual sea la opción que elijas, lo ideal es que lo hagas parte de tu rutina de reabastecimiento que te permita aprovechar mejor el espacio.
Distribución estratégica en estanterías y anaqueles
Escoge el mobiliario para farmacias adecuado
Fíjate en que cumpla con los siguientes parámetros:
- Comodidad a la hora de reponer y consultar stock.
- Resistencia al peso de los medicamentos.
- Capacidad para adaptarse a los cambios de surtido y/o de campañas.
- Apariencia coherente con tu local.
JM Villegas es una marca mexicana con muebles para uso comercial que reúne características valoradas en el ámbito, como es el caso de sus estanterías, las cuales es posible reconfigurar conforme el negocio experimente algún cambio en su operación.
Están hechos con Unizinc, una aleación de acero galvanizado con recubrimiento protector aplicado por inmersión en caliente que proporciona una gran resistencia mecánica; es segura al tacto, impide que se acumule el polvo y cuenta con tolerancia a la humedad y ambientes químicos.
Asimismo, su catálogo incluye sistemas modulares de cajones extraíbles Medidrawer y góndolas especiales para farmacias que sus asesores te pueden cotizar cuando los contactes directamente, ya que ambos productos no se encuentran en su tienda en línea.
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Deja a la vista lo que más se mueve
Procede con la disposición de los medicamentos, considerando el comportamiento del cliente: ubica todo lo de demanda alta en zonas a las que sea fácil acceder; también vale la pena que remedios como antigripales y antiácidos estén en áreas cercanas al punto de venta, de preferencia, a la altura de los ojos. Solo procura no saturar el mobiliario.
Asigna zonas diferenciadas
Recomendamos que establezcas puntos de exhibición para distintos fines y te asegures de que cada uno esté bien señalizado con el propósito de que las personas los localicen sin problema, e igualmente, que el personal lo gestione con claridad y sepa qué se debe actualizar cada semana o mes.
Conviene, por ejemplo, un espacio para promociones, así mantendrás separados esos artículos de los de línea regular y podrás llevar un seguimiento más hábil de las campañas activas; o bien, uno para elementos estacionales (repelentes, vitaminas en temporada de frío, protectores solares, entre otros).
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Almacenamiento de medicamentos controlados y productos con cadena de frío
Es de nuevo la COFEPRIS quien exige que el resguardo de los medicamentos controlados sea con acceso restringido y bitácoras tanto de ingreso, como de egreso; además, estos no tienen que mezclarse con el resto del inventario general, ni ubicarse en partes expuestas al público.
Por otro lado, lo que necesita cadena de frío como vacunas, insulinas, antibióticos inyectables, etc, debe conservarse en refrigeradores farmacéuticos con termómetros calibrados y respaldo de energía ante posibles fallos eléctricos, a temperaturas controladas, normalmente entre 2 °C y 8 °C con cero interrupciones, evitando aperturas frecuentes.
Señalización, etiquetado y automatización
Ojo con las etiquetas: Las mejores son aquellas que, además de ser legibles y contengan la información correcta, sean duraderas. El uso de colores, incluso, puede ayudar a distinguir grupos de medicamentos o a resaltar; prueba los métodos que más le acomoden a tu personal y a ti.
Tecnologías como lectores de código de barras o etiquetas con QR son otro camino para que el día a día de la farmacia, en cuanto al surtido y seguimiento del stock se refiere, se lleve a cabo con eficacia.
Gestión de stock en una farmacia y control de caducidades
Define protocolos internos
Una de las ventajas principales de trabajar en una guía en la que se explique cómo se recibe, clasifica, revisa y rota cada artículo, es que lograrás detectar a tiempo cualquier desbalance entre lo que se tiene y lo que se necesita para tomar las medidas pertinentes.
Realiza fichas de control físico o apóyate en algún sistema digital que registre el movimiento de productos, las fechas de entrada y caducidad, y cualquier observación sobre estado o ubicación.
Sobre inventarios y pedidos
Para algunas personas, hacer un inventario solo se trata de contar la mercancía; sin embargo, dicha labor implica verificar si lo que se tiene corresponde con lo que se vende, se necesita o se debe reponer, y elaborar registros que muestren salidas por venta, ajustes por mermas o devoluciones y más.
¿Cada cuánto se aconseja hacerlo? Depende del volumen y la rotación, pero en farmacias pequeñas o medianas una revisión mensual basta; claro, mientras el proceso se planifique bien desde un principio y se tenga la certeza de qué se hará con la información.
Cuando llegue el momento de pedir mercancía, piensa en el consumo promedio y en el espacio disponible, porque si solicitas un volumen grande de productos, lo más probable es que te acabes saturando con cosas que, en caso de que tarden en moverse, se terminarán venciendo.
Orden, limpieza y mantenimiento
De nada sirve que una farmacia esté bien surtida si al entrar, los clientes potenciales apenas encuentran espacio para caminar por culpa de un exceso de mercancía que, además, frustra los intentos del personal por quitar la suciedad.
Luego de liberar el piso de cajas y otro tipo de estorbos que le impida circular a los usuarios, limpia el suelo, al igual que las estanterías, las vitrinas; refrigeradores y superficies de atención. De vez en cuando, también te recomendamos que te fijes en el estado del mobiliario para que prevengas accidentes.
Lo demás ya es sencillo: esmerarte en que la organización se conserve para que la imagen general del local esté alineada con la confianza que se espera de un espacio dedicado a la salud.
Claves sobre el personal
¿Tu equipo conoce todos los pormenores sobre los procesos que se ejecutan a diario en el negocio? Es imprescindible que cada persona sepa cuáles son las tareas que le corresponde ejecutar. Tal claridad favorece la comunicación interna, de tal modo que difícilmente se acumulen los pendientes.
Resuelve dudas y guíalos en lo que les haga falta comprender al 100%, así, se sentirán como una pieza que forma parte del rompecabezas que engloba toda la operación global. De hecho, y si te es posible, mantén el hábito de la formación continua, en especial, cuando planees un cambio en la estrategia comercial.
Atención al cliente
En un supermercado, la amabilidad es algo que la gente agradece al ser atendida, pero en una farmacia, otros factores entran en juego para que la venta sea segura: todo comienza cuando el usuario le indica al empleado lo que necesita, después este checa si el medicamento exige receta médica. A continuación, pasa a confirmar la existencia y se completa la transacción.
Por supuesto, van a surgir situaciones en las que se niegue la compra de un artículo, o incluso en las que se solicite una validación adicional, filtros que, al fin y al cabo, se han establecido para garantizar la seguridad de los pacientes.
Evalúa cómo trata el personal a quienes entran al local; su profesionalismo al responder sus preguntas y qué criterios ponen por delante al priorizar la atención, así como la rapidez con la que actúan, según la urgencia. Recuerda dar retroalimentación.
Hora de actuar
Todo lo abordado en el blog deja en claro que el acomodo exitoso en una farmacia va más allá de poner cajas de medicina una detrás de la otra: parte desde la compra de mobiliario para el establecimiento, continúa con el pedido que se hace de mercancía con proveedor y se extiende hasta el inventario.
Esperamos que con este blog te hayas convencido de que la organización en un negocio así es posible a través de cambios que desde hoy mismo puedes empezar a aplicar junto con un aliado con la experiencia de JM Villegas, en quienes puedes confiar para adquirir soluciones para tu tienda para resolver los retos más comunes de exhibición y almacenamiento comercial.
¡Anímate a conocer nuestra propuesta y háblanos sobre tu proyecto!
